Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) legt klare Regeln fest, wann Unternehmen dazu verpflichtet sind einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Diese Regelungen sind besonders wichtig, da Verstöße mit hohen Bußgeldern geahndet werden können. Unternehmen sollten sich daher genau mit den Anforderungen auseinander setzen.
Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist seit dem Inkrafttreten der DSGVO und der Novellierung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) in vielen Fällen Pflicht. Die wichtigsten Anforderungen sind:
Ein Datenschutzbeauftragter muss bestellt werden, wenn in einem Unternehmen mindestens 20 Mitarbeiter dauerhaft mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Dazu zählen auch Teilzeitkräfte, Aushilfen, Praktikanten und freie Mitarbeiter. Diese Mitarbeiterzahl bezieht sich speziell auf die Nutzung automatisierter Systeme, z. B. Software zur Verarbeitung von Kundendaten oder Personalakten.
Unabhängig von der Mitarbeiterzahl muss ein Datenschutzbeauftragter ernannt werden, wenn besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden. Diese beinhalten Gesundheitsdaten, ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse Überzeugungen oder biometrische Daten.
Ein Datenschutzbeauftragter ist ebenfalls erforderlich, wenn das Unternehmen eine umfangreiche, regelmäßige und systematische Überwachung von betroffenen Personen durchführt, etwa durch die Nutzung von Videoüberwachung oder detaillierter Analyse von Kundenverhalten.
Die Verpflichtung zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist mehr als nur eine formale Anforderung. Unternehmen können rechtlich belangt werden, wenn sie die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten nicht rechtzeitig vornehmen.
Werden die Vorgaben missachtet, drohen hohe Strafen: Bei Verstößen gegen die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten sieht die DSGVO Bußgelder von bis zu 10 Millionen Euro oder 2 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes vor, je nachdem, welcher Betrag höher ist.
Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten dient nicht nur der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern auch dem Schutz der Unternehmensdaten und der Privatsphäre von betroffenen Personen.
Ein Datenschutzbeauftragter sorgt mit seinen Aufgaben dafür, dass die Datenschutzmaßnahmen im Unternehmen überwacht, angepasst und kontinuierlich verbessert werden. Dadurch kann auch das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern in die Datenschutzpraktiken des Unternehmens gestärkt werden.
In größeren Unternehmensstrukturen, wie zum Beispiel bei Konzernen oder Verbundgesellschaften, kann ein gemeinsamer Datenschutzbeauftragter für mehrere Tochtergesellschaften benannt werden.
Voraussetzung ist, dass dieser von jeder Niederlassung aus leicht erreichbar ist und keine Sprachbarrieren bestehen. Dies ermöglicht eine effiziente Koordination der Datenschutzaktivitäten innerhalb der gesamten Unternehmensgruppe.
Unternehmen müssen sich frühzeitig mit der Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten auseinandersetzen. Besonders in großen Unternehmen und bei der Verarbeitung sensibler Daten kann es entscheidend sein, einen qualifizierten Datenschutzbeauftragten zu benennen. Dabei geht es nicht nur um die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, sondern auch um die langfristige Sicherheit der Unternehmensdaten und den Schutz der betroffenen Personen.
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